Як ШІ розпізнає рахунки, акти й накладні: OCR + LLM простими словами

Бухгалтер відкриває пошту. Там рахунок у PDF, фото накладної, зроблене на телефон у кузові вантажівки, і скан акта, на якому печатка лягла прямо на суму. І все це треба руками перенести в облікову програму. Щодня.

Автоматизувати таке намагалися давно. Але довгий час виходило так собі.

1. Чому старі OCR не злетіли

Класичні системи розпізнавання працювали за шаблонами. Під кожного постачальника налаштовували: сума — ось тут, номер — ось тут, дата — у правому верхньому куті. Постачальник змінив бланк — шаблон зламався. Прийшов новий контрагент — сідай налаштовуй.

На десятку постійних постачальників це ще терпимо. На сотнях — ні.

2. Що змінили мовні моделі

Сучасні мультимодальні моделі дивляться на документ приблизно так, як людина. Вони розуміють, що «Разом до сплати» — це підсумок, незалежно від того, де він стоїть. Що таблиця з колонками «Найменування», «Кількість», «Ціна» — це номенклатура. Що ПДВ можуть написати десятком способів.

Але саме по собі це ще не рішення. Модель може помилитися. Тому розпізнавання — це лише перший крок.

3. Як система себе перевіряє

Після того як модель витягла поля, кожне з них проходить перевірку правилами. Звичайними, без жодного ШІ:

• ЄДРПОУ — перевіряється контрольне число. Помилка в одній цифрі ловиться одразу.
• IBAN — перевіряється формат і контрольна сума.
• Арифметика — сума рядків має дорівнювати підсумку, а сума без ПДВ плюс ПДВ — загальній сумі.
• Довідники — постачальник шукається у вашій базі контрагентів, номенклатура зіставляється з вашим довідником.
• Договірні ціни — якщо ціна відрізняється від зафіксованої в специфікації, документ позначається.

4. Поріг впевненості і людина в контурі

Кожному полю система ставить оцінку впевненості. Якщо хоч одне поле нижче за поріг, або сума перевищує встановлений ліміт, або перевірки не зійшлися — документ не проходить сам. Він підсвічується для бухгалтера, причому розпізнані поля видно прямо поверх скану. Перевірити й виправити — справа кількох секунд.

І найважливіше: система готує чернетку. Гроші з рахунку без підпису відповідальної людини не списуються. Ніколи.

5. Що потрібно для старту

• Вибірка реальних документів від ваших ключових контрагентів — кілька десятків штук.
• Доступ до облікової системи або системи документообігу через API (наприклад, Вчасно або BAS).
• Довідники контрагентів і номенклатури.
• Правила: що вважати сумнівним і хто підтверджує.

Подивіться, як це виглядає крок за кроком, у демонстраційному сценарії розпізнавання та погодження документів. Детальніше про послугу — на сторінці Автоматизація оброблення документів. А прикинути, скільки часу бухгалтерії це може звільнити, можна в калькуляторі.