Jak AI rozpoznává faktury, akty a doklady: OCR + LLM jednoduchými slovy

Ucetni otevre e-mail. Je tam faktura v PDF, fotka dodaciho listu porizena na telefonu v korbe nakladaku a sken protokolu, na kterem razitko padlo primo pres castku. A to vsechno je potreba rucne prepsat do ucetniho systemu. Kazdy den.

Automatizovat neco takoveho se firmy snazily uz davno. Ale dlouho to fungovalo jen tak napul.

1. Proc stare OCR neprorazilo

Klasicke systemy rozpoznavani fungovaly podle sablon. Pro kazdeho dodavatele se nastavilo: castka je tady, cislo je tady, datum vpravo nahore. Dodavatel zmenil formular - sablona se rozbila. Prisla nova protistrana - sednout a znovu nastavovat.

Pro deset stalych dodavatelu se to jeste dalo vydrzet. Pro stovky ne.

2. Co zmenily jazykove modely

Soucasne multimodalni modely se na dokument divaji priblizne jako clovek. Chapou, ze „Celkem k uhrade“ je vysledna castka, bez ohledu na to, kde je uvedena. Ze tabulka se sloupci „Nazev“, „Mnozstvi“, „Cena“ je polozkovy seznam. Ze DPH se da zapsat deseti zpusoby.

Ale samo o sobe to porad neni reseni. Model se muze splest. Proto je rozpoznavani jen prvni krok.

3. Jak se system kontroluje sam

Jakmile model vytahne pole, kazde z nich projde kontrolou podle pravidel. Obycejnych, bez jakekoli AI:

• EDRPOU (ukrajinsky firemni kod) - kontroluje se kontrolni cislice. Chyba v jedne cislici se zachyti hned.
• IBAN - kontroluje se format a kontrolni soucet.
• Aritmetika - soucet radku musi odpovidat vysledne castce a castka bez DPH plus DPH musi dat celkovou castku.
• Ciselniky - dodavatel se vyhleda ve vasi databazi protistran, polozky se sparuji s vasim ciselnikem.
• Smluvni ceny - pokud se cena lisi od ceny uvedene ve specifikaci, dokument se oznaci.

4. Prah jistoty a clovek v procesu

Kazdemu poli system priradi skore jistoty. Pokud je aspon jedno pole pod prahem, nebo castka prekroci nastaveny limit, nebo kontroly nesedi - dokument neprojde automaticky. Zvrazni se pro ucetniho a rozpoznana pole jsou videt primo pres sken. Zkontrolovat a opravit je otazka nekolika sekund.

A to nejdulezitejsi: system pripravi navrh. Penize z uctu se bez podpisu odpovedne osoby neodeslou. Nikdy.

5. Co je potreba pro start

• Vyber realnych dokumentu od vasich klicovych protistran - nekolik desitek kusu.
• Pristup do ucetniho systemu nebo systemu pro obeh dokumentu pres API (napriklad DocuSign nebo Pohoda).
• Ciselniky protistran a polozek.
• Pravidla: co povazovat za sporne a kdo to potvrzuje.

Podivejte se, jak to vypada krok za krokem, v ukazkovem scenari rozpoznavani a schvalovani dokumentu. Vice o sluzbe najdete na strance Automatizace zpracovani dokumentu. A orientacne spocitat, kolik casu to muze ucetnimu oddeleni usetrit, muzete v kalkulacce.