Ako AI rozpoznáva faktúry, akty a doklady: OCR + LLM jednoduchými slovami

Účtovník otvorí e-mail. Je tam faktúra v PDF, fotka dodacieho listu odfotená mobilom v korbe nákladného auta a sken protokolu, na ktorom pečiatka padla priamo na sumu. A toto všetko treba ručne prepísať do účtovného programu. Každý deň.

Automatizovať niečo také sa skúšalo už dávno. Ale dlho to fungovalo všelijako.

1. Prečo staré OCR neuspeli

Klasické systémy rozpoznávania fungovali podľa šablón. Pre každého dodávateľa sa nastavovalo: suma — tu, číslo — tu, dátum — v pravom hornom rohu. Dodávateľ zmenil formulár — šablóna sa rozbila. Prišiel nový partner — sadnite a nastavujte.

Pri desiatke stálych dodávateľov sa to ešte dá zniesť. Pri stovkách už nie.

2. Čo zmenili jazykové modely

Moderné multimodálne modely sa na dokument pozerajú približne tak ako človek. Chápu, že „Spolu na úhradu“ je výsledná suma bez ohľadu na to, kde je uvedená. Že tabuľka so stĺpcami „Názov“, „Množstvo“, „Cena“ je položkový zoznam. Že VAT môže byť napísaná desiatimi rôznymi spôsobmi.

Ale samo osebe to ešte nie je riešenie. Model sa môže pomýliť. Preto je rozpoznanie len prvý krok.

3. Ako sa systém kontroluje sám

Keď model vytiahne polia, každé z nich prejde kontrolou podľa pravidiel. Bežných, bez akéhokoľvek AI:

• EDRPOU (Ukrainian company code) — kontroluje sa kontrolná číslica. Chyba v jednom čísle sa zachytí hneď.
• IBAN — kontroluje sa formát a kontrolný súčet.
• Aritmetika — súčet riadkov sa musí rovnať výslednej sume a suma bez VAT plus VAT sa musí rovnať celkovej sume.
• Číselníky — dodávateľ sa hľadá vo vašej databáze partnerov, položky sa párujú s vaším číselníkom.
• Zmluvné ceny — ak sa cena líši od ceny uvedenej v špecifikácii, dokument sa označí.

4. Prah istoty a človek v procese

Každému poľu systém priradí hodnotenie istoty. Ak je čo i len jedno pole pod prahom, alebo suma presahuje nastavený limit, alebo kontroly nesedia — dokument neprejde automaticky. Zvýrazní sa pre účtovníka a rozpoznané polia sú viditeľné priamo cez sken. Skontrolovať a opraviť je otázka pár sekúnd.

A to najdôležitejšie: systém pripraví návrh. Peniaze z účtu sa bez podpisu zodpovednej osoby neodpíšu. Nikdy.

5. Čo potrebujete na štart

• Výber reálnych dokumentov od vašich kľúčových partnerov — niekoľko desiatok kusov.
• Prístup k účtovnému systému alebo systému na správu dokumentov cez API (napríklad DocuSign alebo Omega).
• Číselníky partnerov a položiek.
• Pravidlá: čo považovať za podozrivé a kto to potvrdzuje.

Pozrite sa, ako to vyzerá krok za krokom, v ukážkovom scenári rozpoznávania a schvaľovania dokumentov. Viac o službe nájdete na stránke Automatizácia spracovania dokumentov. A odhadnúť, koľko času to môže účtovníctvu ušetriť, si môžete v kalkulačke.