n8n, Zapier o Make: ¿qué elegir para integraciones y automatización empresarial?

«Nos gustaría que las solicitudes de la web entraran solas en el CRM y que el responsable reciba una notificación en Telegram». Así empieza casi cualquier conversación sobre automatización. Y casi enseguida surge la pregunta: ¿sobre qué plataforma montarlo?

Las tres respuestas más habituales son Zapier, Make y n8n. Vamos a hablar claro, sin publicidad.

1. Resumen rápido de cada una

• Zapier. La forma más sencilla de empezar. Tiene un montón de conectores ya preparados y todo se hace con el ratón. Pero cuando la lógica va más allá de un simple «si pasa esto, entonces aquello», le cuesta más, y el precio depende del número de pasos ejecutados.
• Make (antes Integromat). Un constructor visual, más flexible que Zapier: bifurcaciones, bucles, procesamiento de arrays. También es cloud y también se paga por operaciones.
• n8n. Código abierto. Puedes usar la versión cloud o instalarlo en tu propio servidor. En ese caso no hay límites en el número de pasos y los datos no salen de tu propio perímetro.

2. Dónde la diferencia se nota de verdad

Volumen. Mientras tengas una decena de solicitudes al día, casi no hay diferencia. Cuando los pedidos son cientos y cada uno pasa por 8–10 pasos, la factura en las plataformas cloud crece muy rápido. Con n8n self-hosted, el coste del servidor es fijo.

Datos sensibles. Datos fiscales, datos personales de clientes, documentación interna. No todas las empresas están dispuestas a mover todo eso por un servicio cloud de terceros. Con n8n en servidor propio, esa duda desaparece.

Lógica compleja. Comprobación de duplicados, reintentos cuando la API se cae, colas, gestión de errores, llamadas a modelos de lenguaje. En n8n esto se hace de forma nativa y, donde faltan bloques listos para usar, se puede añadir código.

Barrera de entrada. Aquí ganan Zapier y Make. Una persona sin experiencia técnica puede configurar una integración sencilla. Con n8n en servidor propio, alguien tiene que encargarse de mantener ese servidor.

3. Qué recomendamos nosotros

• Proceso sencillo, pocas operaciones, sin datos sensibles — Zapier o Make. Rápido, barato al principio y sin necesidad de mantener nada.
• Muchas operaciones, lógica compleja, datos personales o financieros — n8n en servidor propio.
• Lógica muy específica o cargas altas — a veces es más honesto desarrollar un microservicio aparte en Python o Node.js y dejar n8n como director de orquesta.

Y una cosa más. Elijas la plataforma que elijas, diseña la gestión de errores desde el primer día. Una integración que «pierde» pedidos en silencio cuando el servicio de al lado está caído es peor que hacerlo a mano.

4. Antes de elegir plataforma

Apúntalo en papel: de dónde salen los datos, adónde deben llegar, cuál es la fuente de verdad para cada entidad (cliente, pedido, producto) y qué debe pasar si uno de los servicios no está disponible. Después de eso, la elección de la plataforma normalmente se vuelve evidente.

Más detalles sobre cómo construimos integraciones, en la página Integración de CRM, webs y sistemas mediante API. Y un ejemplo de un flujo de datos más complejo lo tienes en el escenario de demostración de procesamiento de solicitudes logísticas.